Cara Membuat Tanda Tangan Digital & Menggunakannya

Dengan menggunakan tanda tangan digital, Anda dapat menghemat biaya, waktu, dan sumber daya yang biasanya diperlukan untuk mengurus dokumen-dokumen penting. Anda juga dapat mengurangi risiko kehilangan, kerusakan, atau pemalsuan dokumen. Tanda tangan digital dapat digunakan untuk berbagai keperluan, seperti perjanjian bisnis, kontrak kerja, surat kuasa, sertifikat, faktur, dan lain-lain.

Daftar isi

Apa itu Tanda Tangan Digital?

Tanda tangan digital adalah sebuah proses yang melibatkan penggunaan algoritma kriptografi untuk menghasilkan sebuah kode unik yang terkait dengan identitas penandatangan dan dokumen yang ditandatangani.

Cara Membuat Tanda Tangan Digital & Menggunakannya

Tanda tangan digital berbeda dengan tanda tangan elektronik, yang merupakan sebuah bentuk sederhana dari tanda tangan digital yang hanya melibatkan penulisan nama atau inisial pada dokumen elektronik.

Tanda tangan digital memiliki beberapa komponen utama, yaitu:

Kunci publik dan kunci privat: Kunci publik adalah sebuah kode yang dapat diakses oleh siapa saja, sedangkan kunci privat adalah sebuah kode rahasia yang hanya dimiliki oleh penandatangan. Kedua kunci ini saling berhubungan dan digunakan untuk mengenkripsi dan mendekripsi dokumen.
Sertifikat digital: Sertifikat digital adalah sebuah dokumen elektronik yang berisi informasi tentang identitas penandatangan, kunci publiknya, dan otoritas yang mengeluarkan sertifikat tersebut. Sertifikat digital digunakan untuk memverifikasi keaslian tanda tangan digital.
Fungsi hash: Fungsi hash adalah sebuah algoritma matematika yang digunakan untuk mengubah dokumen menjadi sebuah rangkaian angka dan huruf acak yang disebut sebagai nilai hash. Nilai hash ini bersifat unik dan tidak dapat diubah tanpa mengubah dokumen aslinya.
Penyedia layanan tanda tangan digital: Penyedia layanan tanda tangan digital adalah sebuah pihak yang menyediakan fasilitas dan infrastruktur untuk membuat dan mengelola tanda tangan digital. Penyedia layanan ini harus memiliki izin dari otoritas yang berwenang dan memenuhi standar keamanan yang ditetapkan.

Bagaimana Cara Membuat Tanda Tangan Digital?

Untuk membuat tanda tangan digital, Anda memerlukan beberapa hal, yaitu:

Dokumen elektronik yang ingin ditandatangani
Perangkat elektronik yang terhubung dengan internet, seperti komputer, laptop, tablet, atau smartphone
Aplikasi atau platform penyedia layanan tanda tangan digital
Akun dan sertifikat digital dari penyedia layanan tersebut

Berikut adalah langkah-langkah umum untuk membuat tanda tangan digital:

Pilih aplikasi atau platform penyedia layanan tanda tangan digital yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Beberapa contoh penyedia layanan ini adalah [PrivyID], [DocuSign], [Adobe Sign], [HelloSign], dan lain-lain.
Buat akun pada aplikasi atau platform tersebut dengan mengisi data diri dan informasi lainnya yang diperlukan. Anda juga akan diminta untuk melakukan verifikasi identitas melalui email, nomor telepon, atau cara lainnya.
Setelah akun Anda aktif, Anda dapat mengajukan permohonan untuk mendapatkan sertifikat digital dari penyedia layanan tersebut. Anda akan diminta untuk mengunggah dokumen identitas resmi Anda, seperti KTP, SIM, atau paspor, dan melakukan proses validasi yang mungkin melibatkan video call, selfie, atau cara lainnya.
Setelah sertifikat digital Anda diterbitkan, Anda dapat mulai menggunakan tanda tangan digital Anda untuk menandatangani dokumen elektronik. Anda dapat mengunggah dokumen yang ingin ditandatangani pada aplikasi atau platform tersebut, atau mengintegrasikannya dengan aplikasi lain yang mendukung tanda tangan digital, seperti email, Google Drive, Dropbox, dan lain-lain.
Anda dapat menentukan lokasi dan ukuran tanda tangan Anda pada dokumen, serta menambahkan informasi tambahan seperti tanggal, waktu, tempat, atau catatan. Anda juga dapat menentukan penerima dokumen tersebut dan mengirimkannya melalui email atau cara lainnya.
Setelah Anda menandatangani dokumen tersebut, dokumen tersebut akan terenkripsi dengan menggunakan kunci privat Anda dan disertai dengan nilai hash dan sertifikat digital Anda. Dokumen tersebut akan disimpan pada server penyedia layanan tersebut dan dapat diakses oleh penerima yang memiliki kunci publik Anda.
Penerima dokumen tersebut dapat membuka dan memverifikasi tanda tangan digital Anda dengan menggunakan aplikasi atau platform yang sama atau yang kompatibel. Penerima dapat melihat informasi tentang identitas Anda, waktu dan tempat penandatanganan, serta integritas dokumen. Jika ada perubahan pada dokumen tersebut, nilai hash akan berubah dan tanda tangan digital akan menjadi tidak valid.

Apa Saja Manfaat dari Tanda Tangan Digital?

Tanda tangan digital memiliki banyak manfaat, baik bagi individu maupun organisasi, seperti:

Keamanan: Tanda tangan digital memiliki tingkat keamanan yang tinggi karena menggunakan teknologi kriptografi yang sulit untuk dipalsukan atau dimodifikasi. Tanda tangan digital juga dilindungi oleh hukum dan regulasi yang berlaku.
Kecepatan: Tanda tangan digital memungkinkan Anda untuk menandatangani dokumen secara cepat dan mudah tanpa perlu mencetak, memindai, atau mengirim dokumen secara fisik. Tanda tangan digital juga dapat mempercepat proses persetujuan dan pengesahan dokumen.
Kemudahan: Tanda tangan digital dapat digunakan kapan saja dan di mana saja dengan menggunakan perangkat elektronik yang terhubung dengan internet. Tanda tangan digital juga dapat digunakan untuk berbagai jenis dokumen dan format file.
Efisiensi: Tanda tangan digital dapat menghemat biaya, waktu, dan sumber daya yang biasanya diperlukan untuk mengurus dokumen-dokumen penting. Tanda tangan digital juga dapat meningkatkan produktivitas dan kinerja individu maupun organisasi.
Lingkungan: Tanda tangan digital dapat mengurangi penggunaan kertas dan tinta yang berdampak negatif pada lingkungan. Tanda tangan digital juga dapat mengurangi emisi karbon yang dihasilkan dari pengiriman dokumen secara fisik.

Apa Saja Tantangan dari Tanda Tangan Digital?

Meskipun memiliki banyak manfaat, tanda tangan digital juga memiliki beberapa tantangan, seperti:

Kesadaran: Banyak orang yang belum mengetahui atau memahami tentang konsep dan cara kerja dari tanda tangan digital. Hal ini dapat menyebabkan kurangnya kepercayaan dan penerimaan terhadap teknologi ini.
Ketersediaan: Tidak semua orang memiliki akses ke perangkat elektronik yang terhubung dengan internet atau aplikasi penyedia layanan tanda tangan digital. Hal ini dapat menyulitkan penggunaan dan penyebaran teknologi ini.
Kompatibilitas: Tidak semua aplikasi atau platform penyedia layanan tanda tangan digital memiliki standar dan spesifikasi yang sama atau sesuai dengan standar internasional. Hal ini dapat menyebabkan masalah dalam interoperabilitas dan verifikasi antara penyedia layanan yang berbeda.
Regulasi: Tidak semua negara atau wilayah memiliki regulasi yang jelas dan konsisten tentang penggunaan dan pengakuan hukum dari tanda tangan digital. Hal ini dapat menyebabkan ketidakpastian dan konflik hukum dalam penggunaan teknologi ini.

Baca Juga:

Bagaimana Cara Menggunakan Tanda Tangan Digital?

Setelah Anda membuat tanda tangan digital, Anda dapat menggunakannya untuk berbagai keperluan, seperti:

Menandatangani perjanjian bisnis: Anda dapat menandatangani perjanjian bisnis dengan mitra, klien, atau pemasok secara online dengan menggunakan tanda tangan digital. Anda dapat mengirim dan menerima dokumen perjanjian melalui email atau aplikasi lainnya dan menandatanganinya dengan cepat dan mudah.
Menandatangani kontrak kerja: Anda dapat menandatangani kontrak kerja dengan karyawan, kontraktor, atau freelancer secara online dengan menggunakan tanda tangan digital. Anda dapat menghemat biaya dan waktu yang biasanya diperlukan untuk mencetak, mengirim, dan menyimpan dokumen kontrak.
Menandatangani surat kuasa: Anda dapat menandatangani surat kuasa untuk memberikan wewenang kepada orang lain untuk mewakili Anda dalam urusan hukum, keuangan, atau lainnya secara online dengan menggunakan tanda tangan digital. Anda dapat mengurangi risiko penyalahgunaan atau pemalsuan surat kuasa.
Menandatangani sertifikat: Anda dapat menandatangani sertifikat untuk memberikan pengakuan atau penghargaan kepada orang lain secara online dengan menggunakan tanda tangan digital. Anda dapat meningkatkan kredibilitas dan profesionalisme Anda dengan memberikan sertifikat yang valid dan otentik.
Menandatangani faktur: Anda dapat menandatangani faktur untuk meminta atau memberikan pembayaran secara online dengan menggunakan tanda tangan digital. Anda dapat mempercepat proses pembayaran dan mengurangi kesalahan administrasi.

Untuk menggunakan tanda tangan digital, Anda perlu memperhatikan beberapa hal, seperti:

Jenis dokumen: Tidak semua jenis dokumen dapat ditandatangani secara digital. Beberapa dokumen yang masih memerlukan tanda tangan basah adalah dokumen yang berkaitan dengan hak milik tanah, surat wasiat, akta kelahiran, kematian, atau perkawinan, dan lain-lain.
Persyaratan hukum: Tidak semua negara atau wilayah memiliki persyaratan hukum yang sama tentang penggunaan dan pengakuan tanda tangan digital. Anda perlu memastikan bahwa dokumen yang ingin ditandatangani secara digital sesuai dengan hukum dan regulasi yang berlaku di negara atau wilayah tersebut.
Kesepakatan pihak: Tidak semua pihak yang terlibat dalam dokumen bersedia atau mampu menggunakan tanda tangan digital. Anda perlu mendapatkan persetujuan dari semua pihak sebelum menggunakan tanda tangan digital dan memastikan bahwa mereka memiliki akses ke aplikasi atau platform penyedia layanan tanda tangan digital yang sama atau yang kompatibel.

Apa Saja Contoh Aplikasi Penyedia Layanan Tanda Tangan Digital?

Ada banyak aplikasi atau platform penyedia layanan tanda tangan digital yang tersedia di pasaran. Beberapa contoh aplikasi tersebut adalah:

[PrivyID]: PrivyID adalah sebuah aplikasi penyedia layanan tanda tangan digital asli Indonesia yang telah mendapatkan izin dari Kementerian Komunikasi dan Informatika (Kominfo) sebagai Penyelenggara Sertifikat Elektronik (PSE). PrivyID menyediakan fasilitas untuk membuat dan mengelola akun dan sertifikat digital, menandatangani dokumen elektronik, mengirim dan menerima dokumen elektronik, serta menyimpan dan mengarsipkan dokumen elektronik. PrivyID juga memiliki fitur integrasi dengan berbagai aplikasi lain seperti email, Google Drive, Dropbox, WhatsApp, Line, Gojek, Tokopedia, Bukalapak, Shopee, dan lain-lain.
[DocuSign]: DocuSign adalah sebuah aplikasi penyedia layanan tanda tangan digital yang berasal dari Amerika Serikat dan telah memiliki lebih dari 500 juta pengguna di seluruh dunia. DocuSign menyediakan fasilitas untuk membuat dan mengelola akun dan sertifikat digital, menandatangani dokumen elektronik, mengirim dan menerima dokumen elektronik, serta menyimpan dan mengarsipkan dokumen elektronik. DocuSign juga memiliki fitur integrasi dengan berbagai aplikasi lain seperti email, Microsoft Office, Google Drive, Dropbox, Salesforce, SAP, Oracle, dan lain-lain.
[Adobe Sign]: Adobe Sign adalah sebuah aplikasi penyedia layanan tanda tangan digital yang berasal dari Amerika Serikat dan merupakan bagian dari Adobe Document Cloud. Adobe Sign menyediakan fasilitas untuk membuat dan mengelola akun dan sertifikat digital, menandatangani dokumen elektronik, mengirim dan menerima dokumen elektronik, serta menyimpan dan mengarsipkan dokumen elektronik. Adobe Sign juga memiliki fitur integrasi dengan berbagai aplikasi lain seperti email, Microsoft Office, Google Drive, Dropbox, Salesforce, Workday, ServiceNow, dan lain-lain.
[HelloSign]: HelloSign adalah sebuah aplikasi penyedia layanan tanda tangan digital yang berasal dari Amerika Serikat dan merupakan bagian dari Dropbox. HelloSign menyediakan fasilitas untuk membuat dan mengelola akun dan sertifikat digital, menandatangani dokumen elektronik, mengirim dan menerima dokumen elektronik, serta menyimpan dan mengarsipkan dokumen elektronik. HelloSign juga memiliki fitur integrasi dengan berbagai aplikasi lain seperti email, Google Drive, Dropbox, Slack, HubSpot, Salesforce, Evernote, Zapier, dan lain-lain.

Kesimpulan

Tanda tangan digital adalah sebuah teknologi yang memungkinkan Anda untuk menandatangani dokumen secara elektronik tanpa perlu mencetak atau memindai dokumen tersebut. Tanda tangan digital memiliki banyak manfaat seperti keamanan, kecepatan, kemudahan, efisiensi, dan lingkungan. Namun, tanda tangan digital juga memiliki beberapa tantangan seperti kesadaran, ketersediaan, kompatibilitas, dan regulasi. Untuk membuat dan menggunakan tanda tangan digital, Anda memerlukan beberapa hal seperti dokumen elektronik, perangkat elektronik yang terhubung dengan internet, aplikasi atau platform penyedia layanan tanda tangan digital, akun dan sertifikat digital dari penyedia layanan tersebut. Ada banyak aplikasi atau platform penyedia layanan tanda tangan digital yang tersedia di pasaran seperti PrivyID, DocuSign, Adobe Sign, HelloSign, dan lain-lain.

Saya harap artikel ini bermanfaat bagi Anda yang ingin membuat atau menggunakan tanda tangan digital. Jika Anda memiliki pertanyaan atau saran tentang topik ini, silakan tinggalkan komentar di bawah ini. Terima kasih telah membaca artikel ini. 😊